Uso (y abuso) de las redes sociales en el trabajo

Desde la aparición de Internet en el trabajo diario de las empresas, siempre ha estado presente la duda de ¿qué uso es el adecuado de la red por parte de los trabajadores?

Recuerdo ya hace muchos años que estuve impartiendo formación en una multinacional sobre la utilización de la red (y su intranet) a varios grupos de empleados de dicha empresa y uno de los puntos más destacados de las clases era explicar las normas de uso de Internet por su parte. Una de las normas que más les sorprendía era la absoluta prohibición del envío de correos electrónicos personales con las cuentas de la empresa. Me preguntaban el por qué de esa medida tan estricta y la explicación es muy sencilla: imaginemos que un trabajador utiliza el correo con el dominio de la empresa para fines personales, dicho correo podría ser reenviado a terceras personas con lo que el correo de la empresa estaría de boca en boca sin necesidad.

Pero todavía se puede complicar más, imaginemos que ese trabajador incurre en algún delito con esos correos electrónicos, el delito se descubre, se aportan los e-mails como prueba, se hacen públicos y, sin comerlo ni beberlo, la empresa ha sido salpicada en una acción delictiva de uno de sus trabajadores sin tener ninguna relación con la empresa y la imagen de la misma resulta dañada.

La aparición de las redes sociales ha complicado mucho más el problema del uso de Internet por los trabajadores de las empresas. Es evidente que muchos miembros de todo tipo de organizaciones necesitan dichas redes para su trabajo diario, pero ¿hasta dónde hay que considerar que el uso de las redes forma parte del trabajo?

Comentarios lesivos

Un par de ejemplos para ilustrar el problema: imaginemos que el responsable de marketing de una empresa, cuando está evaluando la reputación digital de la misma, detecta que una serie de trabajadores durante su tiempo de trabajo realizan comentarios sobre la empresas, sus clientes o sus jefes que resultan lesivos para la imagen de la organización (práctica mucho más común de lo que os podéis imaginar). ¿Es motivo de sanción? La respuesta es que sí. Incluso aunque se realizaran fuera del horario de trabajo, una persona no deja de ser miembro de una organización fuera del horario laboral.

Es difícil entender que haya que explicar a un trabajador que ese tipo de actuaciones van en contra de la empresa y de él mismo, pero si dentro de la empresa existiera un documento de Buenas prácticas en el uso de las herramientas digitales por parte de los trabajadores que fuera presentado y explicado a todos los miembros de la misma, todo el mundo tendría claro qué se puede y qué no se puede hacer.

El segundo ejemplo sería la difusión de material secreto de la empresa en medios a los que tiene acceso todo el mundo ¿Los trabajadores conocen qué materiales son sensibles y qué medios pueden utilizar para la transmisión de los mismos?

Características del manual

La mayoría de los problemas que suscita el uso de comunicaciones digitales en las empresas se pueden resolver con el mencionado documento de Buenas prácticas en el uso de medios digitales  en la empresa. Veamos sus características:

–    Es imprescindible en todo tipo de organizaciones, nunca puede dejar al libre albedrío de los trabajadores.

–    En sus contenidos debe incluirse al menos qué medios se pueden usar, para qué fines, qué puestos de trabajo los requieren, qué materiales son sensibles y el no uso con fines personales, entre otros.

–    Dicho documento debe difundirse entre los trabajadores y siempre es bueno hacerlo en una charla donde los mismo puedan plantear sus dudas.

–    El documento deberá esta accesible en todo momento y debiera existir una persona o un departamento que pudiera responder las dudas la respecto.

–    Debe actualizarse siempre que se requiera, ya que la velocidad de cambio de los medios digitales es vertiginosa. Los cambios deberán ser dados a conocer a todos los miembros de las organización.

–    El documento incluirá las infracciones y sanciones disciplinarias que se deriven del mal uso de estas herramientas.

–    En la mayoría de los casos, este manual podrá incluirse dentro del documento del reglamento de régimen interno de la empresa.
   
Para terminar, todo esto es mucho más sencillo de lo que parece y, como siempre, en la mayoría de los casos es un mero ejercicio de sentido común, pero el conjunto de normas de buen uso debe estar por escrito y ser conocido por todos.