En el contexto actual de teletrabajo derivado de la situación excepcional que atraviesa la sociedad, se hace imprescindible una correcta tramitación de la documentación administrativa diaria que genera la actividad empresarial para garantizar la continuidad del negocio. De ahí la importancia que han adquirido en estas semanas los servicios de firma digital, una tecnología que permite rubricar cualquier documentación de manera telemática, en tiempo real y con validez legal absoluta gracias al certificado de evidencias jurídicas que genera cada operación.
La famosa transformación digital cala de este modo en los procesos documentales “facilitando la adaptación de la empresa al entorno digital actual y futuro, al conseguir que documentos críticos como contratos, prevención de riesgos laborales o consentimientos informados nazcan en formato electrónico”, explica Tomás Blanco, responsable de Gestión Documental de Nunsys.
Sectores como la banca, seguros, salud o recursos humanos encuentran en la firma digital remota un gran aliado no sólo porque agiliza los procesos de gestión de documentación y representa una alternativa más ecológica y sostenible, sino por su coste: según un estudio de la consultora Gartner, el gasto que supone la impresión, clasificación y almacenaje de un documento en papel es de 1,40 euros; el precio de su equivalente digital es inferior a 1 euro por firma. El usuario percibe una mejora del servicio al disponer de manera inmediata del documento original, eliminando los envíos por correo postal y evitando posibles extravíos.
5 millones de firmas digitales
Así lo corrobora Validated ID, empresa española líder en la implantación de la firma digital gracias a su aplicación VIDsigner, con la que aseguran más de 5 millones de firmas digitales cada año. Conscientes del impacto que está teniendo la pandemia sobre nuestra economía, Validated ID ha decidido regalar firmas digitales ilimitadas gratuitas hasta el 30 de abril creando un servicio freemium de VIDsigner para empresas y autónomos.
Conforme explica Santi Casas, CEO de Validated ID, “cuando se digitalizan procesos, se necesita eficiencia, sin importar dónde se encuentren los empleados. Por eso, hemos querido lanzar esta campaña de firma remota gratuita para ayudar a las empresas y profesionales a hacer más fácil el teletrabajo y puedan así atender de forma inmediata sus responsabilidades”.
Complemento autoinstalable
Fruto de la próspera colaboración entre el partner de firmas digitales y Nunsys, esta última ha desarrollado un complemento exclusivo prácticamente autoinstalable que se integra en Microsoft Word y cumple una doble función: facilita un puente directo a los servicios de firma digital de VIDsigner desde la ofimática del usuario, e incorpora un descargador centralizado que automatiza el almacenamiento y clasificación de los documentos firmados.
La firma digital en modalidad remota se erige por tanto como una herramienta muy útil para teletrabajar ya que se aplica “a todos los documentos que una empresa debe formalizar legamente, como los contratos y nóminas de empleados, las ofertas y consentimientos RGPD de clientes, o los pedidos y acuerdos de confidencialidad de proveedores”, concluye Blanco.
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