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10 consejos para mejorar la gestión del tiempo

“A pesar de que todos tenemos 24 horas al día, si miramos a nuestro alrededor, vemos que el tiempo no cunde a todo el mundo por igual”
alfredo vela
“En tareas con prioridades similares es aconsejable comenzar por las que menos te gusten”

Alfredo Vela, director de la empresa RevistaFormacion.com dedicada a la formación de empresas públicas y privadas y miembro de nuestro equipo de blogueros, ha elaborado un decálogo de consejos para optimizar la gestión del tiempo y, por tanto, aumentar la productividad en el entorno laboral. “A pesar de que todos tenemos 24 horas al día, si miramos a nuestro alrededor, vemos que el tiempo no cunde a todo el mundo por igual”, argumenta Vela. Ante esta situación, recomienda:

1. Comenzar con un paso “muy sencillo pero vital”, como es organizar el espacio de trabajo: “Perder tiempo en localizar algo es sin duda uno de los ladrones de tiempo más fáciles de evitar”, afirma.

2. Acto seguido, sería recomendable analizar la agenda y comprobar cuáles son los asuntos más importantes y urgentes. El resto, las tareas más inútiles, dejarlas a un lado.

3. Priorizar las tareas es una de las cuestiones más importantes y difíciles de realizar con la agenda, aunque conseguir poner en orden las prioridades resulta esencial para mejorar la eficacia.

4. Elaborar un plan de optimización del tiempo: “Cuando conocemos con detalle nuestra agenda y distinguimos entre importante y urgente, hemos de realizar un plan de optimización de la agenda para intentar estar siempre en la zona de importante y no urgente”, afirma.

5. Una vez que llegados a este punto, hay que evitar las interrupciones innecesarias, el típico “¿Tienes un segundo?”. En este sentido, Vela recomienda acostumbrarse uno mismo y acostumbrar a los demás a evitar este tipo de pérdidas de concentración, así como dosificar las llamadas telefónicas.

6. Considerar que tu tiempo vale lo mismo que el de los demás: “Cuando una mala gestión de tu tiempo incide en los demás, se produce un efecto multiplicador de pérdidas de tiempo. Se puntual, no interrumpas innecesariamente y piensa que si tu tiempo es importante para ti, el de los demás lo será para ellos”.

7. También resulta vital aprender a decir “no” a tiempo ante las interrupciones, propuestas o cambios que interfieran negativamente en el rendimiento. Esa negativa es aplicable igualmente a los jefes, aunque también hay que asumir ser en alguna ocasión el perjudicado.

8. “En tareas con prioridades similares es aconsejable comenzar por las que menos te gusten, en caso contrario verás que las vas postergando y en muchos casos se quedarán en el cajón”.

9. Algo evidente es tener claros los objetivos, tanto de las organizaciones como los personales, puesto que, en caso contrario, será complicado priorizar correctamente las tareas “sin saber hacia dónde remar”.

10. El último paso es evitar la inercia, “el gran peligro que nos empuja a seguir haciendo lo que hemos hecho toda la vida”. Por ello, aconseja no aplicar la misma receta una vez comprobado que algo no funciona.

Castilla y León Económica

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